Учет финансов является второй по важности деятельностью любой организации, если только за первую принять само производство – или товаров, или услуг, или работ. Финансы являются двигателем прогресса внутри предприятия, так как позволяют внедрять новые технологии, новое оборудование, привлекать новые высокопрофессиональные кадры, но главное – они обеспечивают стабильность функционирования предприятия. Финансовый учет может быть автоматизирован, по крайней мере, компания «Универсальная Система Учета» предлагает такую программу автоматизации, которая позволит вести учет доходов и расходов в автоматическом режиме, а также оптимизирует другие учетные процессы, тем самым повысив эффективность бухгалтерского учета и всей финансовой деятельности в целом. Программа учета финансов легко инсталлируется на любое цифровое устройство, будь то планшет, ноутбук, РС, и доступна всем работникам финансовой сферы, так как вся информация понятно и наглядно структурирована. Единственное, пользователи имеют личные логины и пароли доступа, которые определяют их зону ответственности – персональное рабочее пространство, и тем самым защищают конфиденциальность служебной информации.

Программа состоит из трех структурных разделов, каждый из которых поделен на вкладки, имеющие одни и те же названия во всех трех блоках, только отвечающие за разные стадии рабочего процесса. К слову, блок Справочники содержит исходную информацию об организации, здесь перечислены работники, присутствует номенклатурный ряд, а также определены способы, согласно которым принимается оплата, – наличный и безналичный расчеты, указаны источники финансирования и статьи расходов, которые регулярно совершаются. Вкладка с финансами так обозначается во всех трех блоках – Деньги. В этом блоке организуют калькуляцию всех рабочих процессов согласно затратам норма-часов и с учетом расходных материалов. Во втором блоке Модули ведут расчеты, так как именно здесь осуществляется регистрация всей текущей деятельности организации. Для строгого учета расходов и доходов созданы электронные ведомости. В случае расходов обязательно указывают в реестре их статью, основание, дату отправления, контрагента, сумму и ответственное за операцию лицо. Такой список можно сортировать по любой колонке при работе с ним для удобства.

Для регистрации поступлений используют специальную форму – окно, через которое добавляют в систему сведения о контрагенте, от которого пришли деньги, сумму, основание для платежа и способ оплаты. Для ввода контрагента в реестр платежей сначала его выбирают мышкой из базы контрагентов, которые могут быть классифицированы по категориям, удобным в работе. Контрагент сразу активируется в реестре со всеми своими данными. Если контрагент отсутствует в базе, его оперативно размещают в ней уже через другое окно, предусмотренное именно для этой операции и имеющее другие опции по содержанию данных. Одним словом, все пункты движения финансов системой зафиксированы и строго учтены по всем возможным параметрам. Здесь же составляется план расходов на новый отчетный период. А в третьем блоке Отчеты можно получить графическое соответствие между планируемыми расходами и фактически случившимися, которое визуально показывает расхождение в ту или иную сторону, а также можно наглядно в цветной диаграмме видеть объемы по каждой статье расходов. Другой отчет предоставит объем финансовых поступлений в разрезе источников финансирования – откуда более всего приходит денежных средств и откуда менее. При этом система дополнительно составит отчет по всем платежам и поступлениям с учетом способов оплаты и актуальными текущими остатками денежных средств по каждой кассе и банковским счетам. Также в программе формируются отчеты о прибыли, которые могут быть предоставлены за разные периоды времени, а также проведен ее сравнительный анализ по выбранным периодам. Руководитель имеет доступ к опции Аудит, которая позволяет ему видеть все правки, которые были внесены сотрудниками в любой период времени. Таким образом, система предоставляет инструмент для финансового контроля, так как все правки зарегистрированы по логинам пользователей.