Любой человек, который имеет отношение к документообороту, знает, что документы имеют фиксированный срок хранения, по его истечении они должны быть уничтожены. Стандартный срок хранения бумаг составляет пять лет, однако он может быть изменен исходя из значимости конкретного договора. Для определения значимости документов и соблюдения порядка их уничтожения собирается экспертная комиссия.

Уничтожение документов — услуга, предоставляемая некоторыми организациями, специфика которой заключена в том, что материалы не подлежат восстановлению в большинстве случаев. Цена на уничтожение архивных документов здесь зависит от нескольких факторов. В первую очередь, необходимо обратить внимание на объем материалов и носитель, на котором они находятся. Экспертная комиссия ежегодно проводит оценку архивных документов и создает необходимый перечень дел, срок хранения которых истек.

Как правило, в составе экспертной комиссии присутствуют специалисты архивных учреждений, работники структурных подразделений и один из руководителей предприятия. Окончательный состав комиссии утверждает руководитель фирмы приказом. Члены экспертной комиссии должны определить порядок отбора материалов для уничтожения. Деятельность их регламентируется федеральными нормативными актами, а также указаниями Федерального архивного агентства Российской Федерации. Немаловажное значение в процессе выполнения процедуры имеют распорядительные документы ведомственной структуры самой организации.

Уничтожение документов проходит в несколько этапов. В первую очередь, необходимо произвести отбор материалов для постоянного или временного хранения, которые в дальнейшем должны быть переданы в архив. Эти материалы заносятся в опись в соответствии с ранее установленными правилами архива или же конкретной организации. После утверждения описей выполняется уничтожение дел за промежуток времени, соответствующий описи. Порядок уничтожения дел запрещает применение документов с истекшим сроком хранения для хозяйственных нужд.

Материалы, предназначенные к уничтожению, должны быть занесены в специальный акт. В большинстве случаев уничтожение документов проводится не на территории самой организации. Это легко объяснить тем, что в компании отсутствуют необходимые для этого условия. Офисный шредер не справится с большим объемом материала, а сжигать документы можно исключительно на специально предназначенной для этого территории. Чаще всего материалы отправляются на утилизацию в специальную фирму, которая предоставляет свои услуги по уничтожению документов. Специалисты гарантируют конфиденциальность информации.